Forenings- og Funktionsbeskrivelser 2024

 

  1. På pågældende dag som generalforsamlingen finder sted, nedsætter bestyrelsen sig efterfølgende.  Bestyrelsen konstituerer sig med formand, næstformand, kasser, medlem, og sekretær. Bestyrelsesmedlemmer skal kunne fremvise en ren børneattest, og skal oplyse om medlemskab af andre bestyrelser, som kan have betydning for bedømmelse af den pågældendes habilitet. Bestyrelsesmedlemmet har tavshedspligt om de forhold, der kommer til deres kundskab under udførelse af bestyrelseshvervet. Denne tavshedspligt gæler også efter udtræden af bestyrelsen. Al bestyrelsesarbejde er ulønnet. I tilfælde af vakance for et bestyrelsesmedlem indtræder 1. derefter 2. suppleanten i bestyrelsen. Efter indtræden konstituerer bestyrelsen sig på ny.

 

  1. Bestyrelsesmøder afholdes normalt 1 gang månedlig. Møderne afholdes på Sydthy Rideklub, industrivej 13 7760 Hurup. Under særlige omstændigheder kan mødet afholdes privat hos et bestyrelsesmedlem.  Dato for næste bestyrelsesmøde bestemmes som sidste punkt på dagsordenen. Skriftligt materiale til brug for behandling af enkeltsager fremsendes, hvis det er muligt. Hvis særlige forhold kræver hurtig behandling, kan formanden eller 2 bestyrelsesmedlemmer indkalde til et bestyrelsesmøde med kortere varsel. Bestyrelsen kan afholde møde, når formanden finder der, er behov, eller når 2 medlemmer af bestyrelsen over for formanden fremsætter ønske herom. Ethvert bestyrelsesmedlem kan fremsætte forslag til dagsorden. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når 3 medlemmer er til stede, heraf formand eller næstformand. Medlemmer, opstalder, elevskoleryttere og andre, som ønsker emner behandlet på Syrks bestyrelsesmøde, skal senest 10 dage før bestyrelsesmødet fremsende emnerne og evt. skriftligt materiale til sekretæren. Har et medlem af bestyrelsen forfald, skal formanden have meddelelse herom. Suppleanter indkaldes kun i de tilfælde, hvor et bestyrelsesmedlems forfald forventes at blive langvarigt. Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller ved dennes forfald næstformanden. Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpel stemmeflerhed. I ekstraordinære tilfælde kan formanden lade bestyrelsen træffe beslutninger skriftligt, telefonisk, ved SMS eller e-mail. Sådanne beslutninger skal bekræftes på førstkommende ordinære bestyrelsesmøde. En flertalsbeslutning truffet i bestyrelsen skal i ord og handling efterfølgende loyalt efterleves af alle bestyrelsesmedlemmer og klubbens ansatte.

 

  1. Referater der udarbejdes et beslutnings referat fra bestyrelsesmøderne. Referatet fremsendes, senest 5 dage efter mødet, via messanger til de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer til godkendelse. Efter godkendelse, senest 3 dage efter, fremsendes referat til klubbens adm. I zakobo til offentliggørelse til medlemmerne via mail. Referaterne underskrives af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer på efterfølgende bestyrelsesmøde. Evt. indsigelser til referaterne drøftes på førstkommende møde. Er et bestyrelsesmedlem ikke enig i flertallets afgørelse i en sag, kan bestyrelsesmedlemmet kræve at få sit særstandpunkt ført til referat. Sekretæren kommunikerer på vegne af bestyrelsen efter referatets godkendelse bestyrelsens beslutninger til de personer, der har ønsket emner behandlet.

 

  1. Bestyrelsens forhandlinger finder sted i den samlede bestyrelse og alle væsentlige beslutninger træffes i den samlede bestyrelse. Bestyrelsens grundlæggende opgave er at varetage medlemmernes, pensionærernes og elevskolerytternes interesser samt at have gode relationer til DRF’s distrikt 11-13 og andre rideklubber i området. Derudover at varetage medlemmernes ridesportslige interesser. Bestyrelsen er ansvarlig for at beslutninger, strategier og drøftelser sker med størst mulig åbenhed og gennemsigtighed. Som led heri, samt for at sikre medlemmernes indflydelse, afholdes medlemsmøder, hvor bestyrelsen aflægger status over driften og rideklubben, ligesom emner af væsentlig betydning for medlemmerne drøftes. Bestyrelsen fører tilsyn med Syrks udvalg og personale samt sikrer, at arbejdet udføres forsvarligt og i overensstemmelse med Syrks love og/eller bestyrelsens anvisninger.

 

 

  1. Regnskaber/ budget fremlægges på det månedlige bestyrelsesmøde. Syrks regnskab, der er offentligt, underskrives af bestyrelsen og revideres af de på generalforsamlingen valgte revisorer og den udpegede registeret revisor. Regnskabet fremlægges for klubbens medlemmer senest 8 dage før generalforsamlingen. Kassereren er berettiget til uden særskilt tilladelse at udlevere kopier af regnskabsmateriale herunder revisionsprotokoller og enkeltbilag til Fjordland samt offentlige myndigheder, Thisted kommune og Sparekassen Danmark.

 

  1. Bestyrelsen har til opgave at lede driften af rideklubben i tæt samarbejde med ansatte/daglige leder. Ved hvert bestyrelsesmøde påhviler det bestyrelsen at give en orientering:

 

  1. Bestyrelsens foreningsorden er et effektivt redskab til løsning af bestyrelsens opgaver. Foreningsorden gennemgås mindst én gang årligt af den samlede bestyrelse med henblik på at sikre, at den altid er tilpasset Syrks behov, dog altid umiddelbart efter den ordinære generalforsamling.

 

  1. Rekruttering af nye bestyrelsesmedlemmer, det er en demokratisk proces at vælge bestyrelsesmedlemmer, og bestyrelsen opfordrer generelt til, at der opstilles kandidater. Bestyrelsen er samtidig ved udskiftninger på posterne ansvarlig for at dække evt. manglende kompetencer ved at opfordre medlemmer til at opstille. Bestyrelsen skal ideelt set være sammensat som et team, der totalt rummer de kompetencer rideklubben har brug for. Det er ligeledes grundlæggende, at medlemmerne af bestyrelsen har tillid til hinanden.

 

 

  1. De 8 kompetencer for bestyrelsesmedlemmer:

· Interesse for Syrk og dets arbejde

· Udsyn og fremsyn

· Resultatorienteret

· Have tid

· Kemi med den øvrige bestyrelse

· Selvstændighed – må leve op til de øvrige medlemmer

· Evt. ledelsesmæssig erfaring

· Ekspertise på et eller flere felter – økonomi - klubdrift – ridesporten – personaleledelse - kommerciel og mediemæssig profil.

 

    1. Bestyrelsen har til opgave at lede driften af rideetablissementet i samarbejde med klubbens ansatte /dagligleder.

Behandler klager vedr. etablissementets drift og rideskoleundervisning, Sikkerhedsregler certificering, Budget for rideklubbens og rideetablissementets samlede drift.

 

    1. Personale ansvarlig/ dagligleder varetager den daglige drift af Syrk sammen med klubbens ansatte. Møder afholder efter behov. Referatet udsendes til de ansatte samt bestyrelsen.

Driften af rideskolen herunder heste/ponyer udskiftning, nyanskaffelser og reparation af rideskolehestenes udstyr.

Rideskoleholddriften, dressur & spring partordning - udarbejder partsaftale

Udarbejder opstaldningskontrakt

Skabe & sadelplads

Udarbejder samarbejdsaftale

Ormestrategi

Udmugningsplaner

Personalemøder med rideskoleunderviserne – staldpersonalet

Ansættelser og afskedigelser, udarbejder ansættelseskontrakter

Tilrettelæggelse af arbejdsopgaver, arbejdsplaner og vikardækning ved ferie & sygdom

MUS-samtaler

APV Sikkerhed

Samfundstjenesten - praktikanter-mv

Ordensregler udfærdiger ordensbestemmelser for stald, ridehus/baner, rytterstue, folde.

Indhenter børneattester.

Indhente løntimer for ansatte.

Udbetaling af løn til ansatte.

 

Ansatte har ansvar for:

Indkøber til løbende forbrug, halm, wrap

Foderplaner

Foldplan

      Modtagelse af nye pensionærer

      Enetimer

      Tilkalde smed & dyrlæge

      Samarbejde med hallen i forhold til reparationer 

 

I tilfælde af der ikke er ansat daglig leder påtager/uddeles diverse opgaver mellem bestyrelsesmedlemmerne.

 

  1.  

Klubbens formand leder bestyrelsesmøderne, som afholdes mindst en gang månedligt.  Skaber sammenhæng mellem bestyrelsen og de enkelte udvalgs opgaver og aktiviteter. Sørger for at der arbejdes effektivt med de trufne beslutninger og strategier, som gennemføres demokratisk og med størst mulig åbenhed og til gavn for flest medlemmer. Arbejder for at de trufne beslutninger kan implementeres. Sørger for at det enkelte bestyrelsesmedlems viden og kompetence bliver anvendt bedst muligt i bestyrelsesarbejdet til gavn for Syrk. Tegner klubben udadtil og sørger for afholdelse af klubmøder, hvor medlemmerne kan komme med punkter til dagsorden.

Modtager og behandler post henvendelser fra kommunen, distriktet, forbundet og klubbens medlemmer.

Deltager i Dansk Ride Forbunds repræsentantskabsmøder, halvvejsmøder og møder i DRF’s distrikt 11- 13.

       Deltager i møder med Thisted Kommune og andre myndigheder.

       Repræsenterer Syrk ved særlige lejligheder.

       Kontakt til pressen.

       Ansvarlig for korrekt registrering af personer i udvalg.

       Udarbejder skriftlig årsberetning.

       Fører klubbens medlemskartotek og korrespondance med klubbens medlemmer i          forbindelse med ind- og udmeldelse.

 

 

  1.  

Klubbens sekretær vælges af bestyrelsen på 1. bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen. Bilag til behandling fremsendes, hvis det er muligt.

Udarbejder beslutnings referat fra bestyrelsesmøderne som senest 5 dage efter mødet, sendes referat via messenger, fremsendes til de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Efter godkendelse, senest 3 dage efter, fremsendes referatet via e-mail til offentliggørelse til medlemmerne.

Referaterne underskrives af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer på efterfølgende bestyrelsesmøde. Evt. indsigelser til beslutnings- referatet drøftes på førstkommende bestyrelsesmøde og underskrives. Referaterne dateres fortløbende og indsættes i ringbind.

 

  1.  

Klubbens næstformand vælges af bestyrelsen på 1. bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen. Næstformanden skal træde i formandens sted ved dennes forfald. Deltager i bestyrelsesmøderne og andre møder efter nærmere aftale. Deltager i gennemførelsen af beslutninger, som er vedtaget på bestyrelsesmøderne.

Næstformand er personale ansvarlig i samarbejde med medlem.

 

  1.  

Klubbens kasser: Udarbejder budget for driften og klubben i samarbejde med fjordland. Regnskabsåret løber fra 1. januar til 31. december. Årsregnskabet afsluttes af klubben bogholder. Regnskabet underskrives af bestyrelsen og revideres af de på generalforsamlingen valgte og den udpegede registeret revisor. Regnskabet fremlægges for klubbens medlemmer senest 8 dage før generalforsamlingen.

Gennemgår løbende klubbens økonomi på bestyrelsesmøderne.

Opkræver klubkontingent og betaling for undervisningskort samt opstaldning mv.

Foretager betaling af regninger vedrørende den daglige drift.

Administrerer sponsoraftaler m.h.t. opkrævning og fornyelse.

Administrerer nøgler til klubbens faciliteter.

 

  1.  

Klubbens revisor er Fjordland:

Ansøger om tilskud i Thisted Kommune i henhold til folkeoplysningsudvalget

Tjekker klubbens E- boks

Ansøger om hektarstøtte

Udarbejder og fremlægger kvartals regnskab samt årsregnskab.

 

  1.  

Sydthy Rideklubs Stævne-udvalg: Planlægger, arrangerer og afholder stævner, dressur og spring for heste og ponyer på E til B plan. Udvalget nedsættes af bestyrelsen.

 

  1.  

Sydthy Ridehal er en selvejende institution, bestående af 4 medlemmer, Formand, Næstformand, medlem og Kasserer. Bestyrelsen sammensættes af Rideklubbens Bestyrelse, samt Rideklubbens venner, (2 hvert år) og for 2 år af gangen. Driften foretages ved frivilligt arbejde. Ridehallens indtægter kommer fra leje, jævnfør lejekontrakt indgået mellem Rideklubbens bestyrelse, og Ridehallens bestyrelse 01/02-2023.

 

Hallens arbejde består af følgende opgaver: Vedligehold af bygninger og fast inventar, samt maskiner og andre køretøjer i stalden. Derudover arrangeres der 2 arbejdsdage om året.

 

  1.  

Sydthy Rideklubs Venner: er en selvstændig støtteforening for Sydthy Rideklub.  Bestyrelsen vælges på den ordinære generalforsamling og bestå af 4 medlemmer. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, kasserer og sekretær. Suppleanter, revisor og revisorsuppleant vælges også på generalforsamlingen. Årsregnskabet følger kalenderåret, og overgives til revision inden fremlæggelse på generalforsamlingen. Foreningens hovedformål er at bistå Sydthy Rideklub økonomisk. Vennerne foretager opsøgende samarbejde til personer og firmaer, som kunne tænkes at ville støtte Sydthy Rideklub, samt afholde arrangementer af indtægtsgivende karakter. Ydermere er det foreningens opgave at søge fonde hjem til gavn for rideklubben og dens projekter.

 

  1.  

Sydthy Rideklubs Venner er en selvstændig støtteforening for Sydthy Rideklub der samarbejder med rideskolens frivillige hænder om at løfte opgaverne i flok.

Bestyrelsen vælges på den ordinære generalforsamling og består af fire medlemmer plus én repræsentant fra kioskudvalget. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, kasserer, kioskrepræsentant og sekretær. Suppleanter, revisor og revisorsuppleant vælges også på generalforsamlingen. Årsregnskabet følger kalenderåret og overgives til revision inden fremlæggelse på generalforsamling.

Funktionsbeskrivelse af Bestyrelsen: Alle titler bliver fordelt inden en uge efter generalforsamlingen.

Formand: - Sørger for mødeindkaldelse ca. to gange i mdr. - Uddelegerer hjemmeopgaver til de øvrige medlemmer. -Søger sponsorater og lign. - Tager sig af posten og af div. vigtige telefonsamtaler. - Udarbejder plakater og opslag til arrangementer. - Repræsenterer Vennerne ved særlige lejligheder. - Behandler henvendelser.

Næstformand: - Træder ind, hvis formanden ikke er til stede. - Tager sig af posten og tager sig af div. vigtige telefonsamtaler. -Søger sponsorater og lign. - Udarbejder plakater og opslag til arrangementer. - Repræsenterer Vennerne ved særlige lejligheder. - Behandler henvendelser.

Sekretær: - Laver referat af hvert møde. - Udarbejder plakater og opslag til arrangementer. -Søger sponsorater og lign. - Repræsenterer Vennerne ved særlige lejligheder.

Kasserer: - Bogfører økonomien - Betaler div. regninger - Udarbejder plakater og opslag til arrangementer. -Søger sponsorater og lign. - Repræsenterer Vennerne ved særlige lejligheder.

Kioskmedlem: - Samarbejder med Vennerne ved særlige arrangementer vedr. køkkenet. Foreningens hovedformål er at bistå Sydthy Rideklub økonomisk iht. arrangementer, ridelejr, mv. Vennerne foretager opsøgende sponsorater og legater fra firmaer, som kunne tænkes at ville støtte Sydthy Rideklub til div. arrangementer.

 

  1.  

      Kioskudvalget er et særskilt udvalg under Vennernes vedtægter. Kioskudvalget består af minimum tre medlemmer, hvoraf den ene sidder med i Vennerne. Kioskudvalget konstituerer sig        selv. Kioskudvalget er selvstændige beslutningstagere vedrørende alt der vedrører kiosken/køkkenet, herunder også drift og økonomi. Anvendelse af det økonomiske overskud besluttes        af kioskudvalget.